Plaza Mayor movió plata en tulas y cuentas de empleados

Plaza Mayor movió plata en tulas y cuentas de empleados

Dos empleados de Plaza Mayor en Bogotá, uno en moto y otro en taxi, llevaron 600 millones de pesos en efectivo en dos tulas negras, desde un banco hasta el Hotel Tequendama. Y no era un asalto. La escena, de 2013, era común en el manejo que la empresa controlada por la Alcaldía de Medellín hacía de los millonarios contratos suscritos con el Ministerio de Educación Nacional (MEN), en el que también se consignaron dineros públicos en cuentas privadas de sus funcionarios.

La gruesa suma se movió para la Feria del Conocimiento, evento realizado del 27 al 29 de septiembre y que reunió a unas 20.000 personas, incluyendo 3.000 tutores y 100 formadores de Todos a Aprender. A los maestros asistentes, el MEN les reconoció costos de transporte y alimentación y Plaza Mayor los canceló, peso sobre peso, con cargo a los “gastos logísticos”.

Este ítem pesaba, pues absorbía 6.682 millones de pesos, de los 24.912 millones de pesos del contrato interadministrativo 343, que con reajustes superó los 34.354 millones. Con una suma como esta, se pueden hacer 13 parques educativos como el de Argelia, en Antioquia.

Todo lo que hicimos fue una locura, relató, bajo reserva de su nombre, un ejecutivo de Plaza Mayor que participó en el operativo. Y la locura, dijo, comenzó con el cobro de dos cheques de gerencia en la sucursal de Bancolombia del centro comercial Gran Estación, ubicado a 10 minutos del aeropuerto Eldorado, de donde muchas veces retiraron 10, 20 y hasta 50 millones de pesos.

Como esa vez eran 600 millones de pesos, se pidió a Fernando de Jesús Córdoba Carmona, secretario General de Plaza Mayor, que se contratara una transportadora de valores. La respuesta fue no, por lo costoso, seguida de la orden miren a ver cómo mueven esa plata.

El dinero se dividió en dos partes iguales, se metió en las tulas, se llevó al Tequendama, en donde se guardó en cajillas de seguridad, y luego pasaron tres días pagándoles a los maestros. Muchos docentes no quedaron a gusto. Hubo amenazas a los empleados de Plaza Mayor y no faltó quien les advirtiera que yo tengo pacto con el Diablo. En un momento crítico, dijo la misma fuente, el supervisor del MEN se fue por temor a que lo lincharan. Por seguridad se contrataron 20 “logísticos de choque”, esos gigantes expertos en custodiar artistas. De ellos, 10 eran para organizar la fila de maestros. El dinero estaba expuesto, pues, un ejecutivo comentó que varias auxiliares lo metieron en cajas de zapatos para facilitar su manejo.

Eso ocurrió en septiembre de 2013 y más de dos años después no se habían podido cerrar esas cuentas, porque el contrato 343 se volvió una pesadilla. ¿Por qué?

Arrancaron mal

La explicación tiene que ver con la improvisada manera como despegaron los negocios de Plaza Mayor en Bogotá. Esa razón es oficial y consta en documentos internos de la empresa, a los que tuvo acceso El Colombiano. En uno de ellos, de noviembre de 2013, la entonces gerente Financiera y Administrativa, Sandra Lucía Loaiza Ríos, relata que “un sábado de abril de 2013, el Sr. Fernando Córdoba informa a todo el Comité de Gerencia en pleno, que el martes siguiente se inicia la operación en Bogotá del contrato del MEN, que es por 28.000 millones de pesos”.

Córdoba se comprometió con el Mineducación a que pondría al frente de ese negocio a 11 personas. “Ya iniciábamos la operación, la gente aún no se tenía y había que capacitarla. En la gerencia Administrativa y Financiera nadie conoció los pormenores de la negociación que hizo el Secretario General, ni los compromisos que hizo, ni las obligaciones que teníamos, pues él siempre se entendió con los auxiliares y analistas, solo hasta ahora que llega el Sr. David Rodríguez, empezamos a entender que hemos incumplido muchas cosas”, reza el mismo informe.

Córdoba era hombre de confianza de Gabriel Jaime Rico Betancur -el gerente General de Plaza Mayor hasta octubre de 2014- y, como han confirmado ejecutivos de la entidad, tenía amplios poderes: era ordenador del gasto, representante legal suplente, manejó el área de compras, el negocio de Solución Completa y tomaba decisiones financieras y administrativas, incluyendo las relacionadas con el manejo del dinero en efectivo.

Sobre este último asunto, Loaiza Ríos consignó en su informe que el área financiera siempre recomendó “que los retiros de dineros en efectivo los debieran hacer las personas con escolta o contratando los servicios de la brinks, pero esta recomendación nunca fue tenida en cuenta, solo cuando se vieron amenazados, empezaron los mismos funcionarios a negarse a ir a hacer los retiros. Quienes manejaban el negocio del MEN de punta a punta, no tomaron estas mínimas precauciones con la gente”. Por ello, a finales de 2013 uno de los problemas más delicados de la empresa era que de todo el dinero entregado, poco se había legalizado.

Ejecutivos de Bogotá confirmaron el caos. Mientras en Medellín la plata para los eventos se solicitaba con meses de anticipación, en la capital esto se hacía hasta en cuestión de días y horas. Dineros públicos fueron transferidos a cuentas particulares de los empleados, generándoles problemas con la DIAN en sus declaraciones de Renta y con el cobro del 4 por mil. A veces, comentaron, les llegaban, por ejemplo, 40 millones de pesos para un evento, en el que solo se usaron 25 millones de pesos. La legalización no se hacía de inmediato y el excedente no se devolvía. Esos recursos, en cuantías de 10, 15 y hasta 20 millones de pesos, fueron guardados en lockers del sótano del Mineducación, en donde alojaron a ejecutivos de Plaza Mayor que atendían a este cliente. El sitio era maloliente y tan deprimente, que sus huéspedes lo bautizaron “La Mazmorra”.

Y hay un agravante. Fuentes de Bogotá y Medellín confirmaron que varias de las personas contratadas obedecían a intereses políticos, no tenían experiencia, poco o nada sabían del manejo de dineros públicos y de los documentos con que debían soportar los gastos para que el MEN los admitiera.

De ello hay suficientes evidencias. El cierre del contrato 343 con el Mineducación ha sido esquivo, hay comprobantes con tachones y, según las fuentes consultadas, hasta pagos dobles por 1.200 millones de pesos. Consultado por este diario, el 16 de septiembre de 2015, Rico Betancur no respondió sobre esos pagos dobles. La ministra de Educación, Gina Parody d´Echeona, ni confirmó ni negó la cifra y se limitó a decir que “se encuentra adelantando el trámite de liquidación del contrato (343) para lo cual debe validar y verificar todas las cuentas generadas por los servicios prestados por Plaza Mayor durante la ejecución del contrato”.

A la funcionaria se le preguntó si parte del dinero que presuntamente se perdió en la ejecución del 343 corresponde a los 600 millones de pesos que, en efectivo, y en dos morrales, fueron llevados por empleados de Plaza Mayor a la Feria del Conocimiento del Tequendama. La ministra tampoco confirmó ni negó la cifra. Solo dijo que ese despacho “efectúa pagos en los términos establecidos en los contratos mediante transferencia electrónica a cuentas certificadas por los contratistas. La disposición posterior de dichos recursos es responsabilidad del contratista”.

A sabiendas pagaron de más

Y el contratista no fue responsable en ese manejo. La prueba, de nuevo, es de la misma Plaza Mayor: dos auditorías de la directora de esa unidad, Martha Nubia Rojas López, y su asistente Claudia Ivone Monsalve Rojas.

En la fechada 14 de julio de 2015, se afirmó que del total de anticipos entregados al MEN en el 2013, por más de 1.930 millones de pesos, sólo se habían legalizado un poco más de 337 millones. Es decir, estaban pendientes de legalización más de 1.593 millones.

Sin embargo, se advierte que “los que se han legalizado, es porque fueron causados contablemente, pero en tesorería no se han descargado de la cuenta de anticipos, dado que la información no subió al sistema para el cruce de cuentas, por lo tanto en tesorería reposa una cantidad de documentos que no se han podido evacuar porque no se ha tomado una decisión para cruzarla con los anticipos”.

Y ahí vuelve y juega el manejo del efectivo en la Feria del Conocimiento. Las auditoras tomaron una muestra de cinco anticipos y reportaron que a nombre de Aura Alexandra Fernández Guerra aparece un vale por 131 millones 550.000 pesos, fechado 26 de septiembre de 2013; también el número 45, del 30 de septiembre, por 470 millones de pesos. Y a nombre de José Antonio Bejarano Carreño figura el número 44, por valor de 200 millones de pesos.

Sostienen las auditoras que “el anticipo por valor de $131.550.000 le fueron entregados en efectivo al funcionario, es una cantidad muy representativa como para manejar en efectivo”. Con respecto al vale de 470 millones de pesos, se observa que tiene fecha 30 de septiembre de 2013, pero el formato de solicitud de eventos del MEN dice que el evento iba del 27 al 29 de septiembre, “es decir que el anticipo se dio después de finalizado el evento”.

Y algo más grave: las auditoras destacaron que con parte de los anticipos del MEN se hicieron legalizaciones parciales del evento Supérate con el Saber, operado por Dreams Event Planning Services y encargado de entregar los desembolsos requeridos por el programa. Esta legalización “suma $224.330.073 según planillas adjuntas, pero revisando los soportes la tesorería encontró que algunos de estos se encuentran repetidos, como son planillas de relación de pagos de transporte a participantes del evento, las cuales suman un total de $34.549.000. Esto se dio a conocer tanto al operador Dreams como a la Secretaría General de Plaza Mayor para realizar los ajustes necesarios; sin embargo, la Secretaría General aprobó esta legalización por el valor de $224.330.073 mediante carta del 7 de abril de 2015: posteriormente se verificó con el interventor del contrato del MEN quien aprobó la legalización solo por el valor que costaba el evento, por lo tanto Dreams tendrá que devolver el valor no ejecutado a la entidad”.

Los riesgos

Las auditoras advirtieron, de manera expresa, que a la gerencia Financiera, de David Rodríguez Restrepo, le faltó gestión para la pronta legalización de todo tipo de anticipos, incluyendo los de viajes y estudio. Y de la sumatoria de falencias, derivaron los siguientes riesgos:

“Mala imagen ante los miembros de la Junta Directiva y Accionistas por revelar estados financieros con información que no corresponde con la realidad.

Incurrir en sanciones por hechos económicos no registrados dentro de los meses correspondientes.

Afectación del presupuesto en una vigencia fiscal a la cual no corresponde.

Detrimento patrimonial al no garantizar la legalización de los anticipos entregados por los diferentes conceptos.

Pérdida económica por no tener pólizas que cubran eventualidades a las personas que administran los anticipos.

Utilización de dineros para otros fines diferentes al objeto del contrato.

Afectación de la utilidad de la Entidad en un período o vigencia no correspondiente a la del hecho económico generador del gasto.

Legalización de anticipos con soportes repetidos, por falta de revisión de los responsables”.

En otras palabras, las auditoras le hicieron gran parte del trabajo a los entes de control, pero estos no se dieron por enterados.

Este diario preguntó al actual gerente, Uriel Sánchez Zuluaga, y a la auditora Martha Nubia Rojas, específicamente sobre estas auditorías, el 9 y 10 de octubre, y ambos respondieron que debería hacerse una radicación oficial de la solicitud para constatar la autenticidad.

Los 9 pecados que halló la auditoría de Plaza Mayor

Robo de dinero no denunciado; empleados que se fueron debiéndole plata a la empresa, incluyendo al exgerente Gabriel Jaime Rico, contratación de gente sin ton ni son. De todo halló la Auditoría de Plaza Mayor.

Gabriel Jaime Rico Betancur, como gerente General de Plaza Mayor, recibió el 16 de junio de 2014 una auditoría interna que desnudó presuntos malos manejos de dinero en la empresa y que advirtió que “la Entidad no estableció con antelación las políticas, directrices, controles para el manejo y custodia de los dineros entregados como anticipos, para el desarrollo de los eventos” del Ministerio de Educación Nacional (MEN). Las fallas eran reiteradas, porque un año atrás, y sobre el mismo convenio, se informaron presuntas irregularidades y se hicieron propuestas de mejora que se acogieron parcialmente.

El mismo documento -elaborado por Martha Nubia Rojas López y Claudia Ivone Monsalve Rojas- también llegó a manos del gerente de Plaza Mayor en Bogotá, Juan Carlos Giraldo, la directora de Planeación y Auditoría, Claudia Patricia Wilches, el gerente administrativo y financiero, David Rodríguez, y el secretario General, Fernando Córdoba.

La auditoría se hizo en mayo de 2014, cobijó el contrato interadministrativo 343 de 2013 con el Mineducación y 8 adiciones, así como los contratos laborales y de prestación de servicios de Manuel José Salgado Cuéllar, José Antonio Bejarano Carreño, Lorena Patricia Montoya Castillo, Andrea García Barbosa, Natalia Baquero Fajardo, José Miguel Hernández y Andrea David Baquero.

Contrataban la gente a la loca

Entre productores y ejecutivos de cuenta -que ganaban de 12,6 a 13,8 millones de pesos mensuales- se hallaron contratos que no estaban firmados por Plaza Mayor, sin el formato diligenciado de no inhabilidad de contratistas y proveedores, sin firma en el acta de inicio, sin firma del supervisor del contrato y casos como el de Andrea García, en cuyo contrato “no se consagra específicamente la responsabilidad para el manejo de efectivo, por lo tanto, no se exige una póliza que cubra dicha responsabilidad”.

De Manuel José Salgado Cuéllar -hijo del gerente de la Empresa de Seguridad Urbana de Medellín, Ricardo Salgado Pinzón- la auditoría señaló que su cargo de director Logístico no tenía funciones establecidas dentro del manual de funciones. Tampoco sus responsabilidades, “por lo tanto no se tiene claridad sobre la función de manejo de dineros”. No se había justificado la creación del cargo y, como lo reveló el 21 de septiembre El Colombiano, su experiencia era como cocinero.

De Natalia Baquero, se indicó que en su acta de posesión faltaba la firma del representante legal de Plaza Mayor. No había acreditado experiencia para el cargo y era preciso ajustarle el cargo a su medida: “se consultó el Manual de Funciones de la Entidad y para este cargo hay que realizar el correspondiente ajuste que permita el acto de nombramiento con sus funciones específicas, al igual que el cargo de Coordinadora Administrativa que desempeña Lorena Montoya, cargos que fueron aprobados mediante la Resolución 92 de abril de 2013”.

De otro lado, la carpeta de la hoja de vida de Antonio Bejarano estaba incompleta. Su contrato era a término fijo, 6 meses, no prorrogable y su cargo de Coordinador de Proyectos, “hay que incluirlo dentro del organigrama y el Manual de Funciones Específicas”.

No se custodiaba bien el dinero

Rojas y Monsalve, las auditoras, afirmaron que “se evidenció que la entidad hizo apertura de 3 cuentas bancarias para el manejo de anticipos y pagos a proveedores, adicional a la autorizada según el convenio celebrado entre Plaza Mayor y el MEN; estas cuentas fueron asignadas para su manejo a los siguientes funcionarios: David Rodríguez; Manuel Salgado y Lorena Montoya; estas cuentas fueron abiertas para el manejo de los recursos de este convenio, sin embargo no se encontró ninguna política de manejo y custodia del dinero entregado como anticipo a estas cuentas”.

Entre las anomalías detectadas, se mencionó que a un funcionario le consignaron como anticipo en su cuenta personal 33,2 millones de pesos y 14 días después le volvieron a consignar, el mismo valor, pero esta vez por medio de una orden de pago y con la misma reserva.

El hecho fue descrito así por las auditoras: “se encontró que el funcionario Manuel Salgado realizó equivocadamente en dos ocasiones la solicitud de anticipo por valor de $33.232.294 para el evento 319. El primer traslado como anticipo se hizo el 03 de octubre del 2013 a la cuenta de nómina personal del funcionario; el 17 de marzo se volvió a consignar por parte de tesorería ese mismo valor, no como anticipo, sino por medio de una orden de pago con la misma reserva, razón por la cual se requerirá al funcionario para la devolución de ese dinero”.

Al mismo Salgado Cuéllar le detectaron que con cargo a la cuenta que le entregó la empresa realizó entre diciembre de 2013 y abril de 2014 pagos “en establecimientos comerciales de la ciudad de Medellín en su mayoría y otros en Cartagena; se solicitó aclaración sobre estos pagos al banco, por medio de la Coordinación de Tesorería de la Entidad y se recibió información de aclaración de estos pagos… razón por la cual se solicitará al funcionario las explicaciones y validaciones pertinentes y los reintegros a que hubiera lugar”.

Datos de las auditoras indican que, para mayo de 2014, a este empleado le habían entregado en anticipos 267 millones 348.600 pesos. Apenas había legalizado 46,6 millones y en efectivo 6,5 millones de pesos. De manera que tenía pendiente de devolución más de 214,2 millones de pesos.

En un solo día, el 13 de diciembre de 2013, le entregaron el anticipo número 20056, por valor de 32 millones 991.200 pesos. Y en mayo de 2014, cuando se hizo la auditoría, tenía pendiente la legalización de 30 millones 767.200 pesos.

En todo diciembre de 2013, a este empleado le entregaron más de 146 millones de pesos en anticipos y en mayo de 2014 aún no había legalizado más de 111 millones de pesos. La auditoría fue tan detallada, que detectó un faltante de 1.000 pesos en la legalización del anticipo 74. No obstante, se les escapó la fecha del número 85, por más de 9,6 millones de pesos, que estaba sin legalizar.

“Hay que implementar un control en la entrega y validación de los anticipos por parte de la entidad”, alertaron las auditoras, quienes destacaron cómo en el caso de Antonio Bejarano, de 736,1 millones entregados en anticipos, solo había legalizado el 6 por ciento.

En varias legalizaciones, dijeron Rojas y Monsalve, “se entregan soportes por mayor valor al anticipo entregado, porque incluyen soportes de eventos que no se ha suministrado la reserva, lo que no permite que estos soportes se puedan aplicar en el sistema, por no demostrar un documento que los respalde, por lo menos en la documentación analizada”.

El caso del robo, no denunciado

“Revisando la legalización del anticipo para el evento 701, se encontró una nota donde reportan el robo de $863.000 sin denuncia, valor que había sido entregado a Valentina Vargas, quien debía realizar un pago por $1.863.650; este incidente fue conocido por la Entidad y a la fecha no se ha realizado el trámite pertinente, bien sea en la recuperación del faltante o en las denuncias legales que soporte el hecho”.

La información no era confiable

Las auditoras encontraron tres anticipos con más de 10 meses sin legalizar. Sumaban más de 22,5 millones de pesos y, en su criterio, eso significaba “que no se ha gestionado de manera eficiente la legalización de los anticipos por parte de la Entidad, ni se lleva un control de los saldos pendientes de cada empleado, pues la información con que cuenta el área financiera no es veras (sic) ni confiable, ya que hay información que aún no se ha ingresado al sistema, por lo tanto no hay forma de establecer el estado de los anticipos entregados a los empleados, los cálculos se hicieron manualmente”.

Las funcionarias verificaron todos los soportes de los eventos 423 y 520. En el primero, evidenciaron “consignaciones por valores diferentes a los firmados en los recibos de caja, algunas firmas de los recibos de caja no coinciden con la firma de la planilla de reintegro a participantes y en el evento 520 se descuentan gastos bancarios del 4 x 1000, pero no se anexan el respectivo soporte que respalda este cobro”.

¿Y los controles?

Al analizar cinco anticipos, por 86 millones de pesos para seis eventos, Rojas y Monsalve establecieron que, en todos, “falta la firma del ordenador del gasto en el formato de solicitud de reserva; adicionalmente, en algunos eventos falta la firma en la cuenta de cobro para el reembolso, que por cierto el concepto de reembolso no es aplicable, porque el gasto aún no se ha efectuado; adicionalmente, la entidad tiene la obligación de elaborar el documento equivalente cuando se trata de servicios con personas naturales (régimen simplificado en caso de aplicar)”.

El contexto de esos problemas lo dieron las auditoras en las conclusiones. Allí indicaron, por ejemplo, la falta de políticas para manejar y custodiar el dinero. Agregaron Rojas y Monsalve que “hace falta una supervisión y seguimiento más exhaustivo que verifique el cumplimiento de las obligaciones contraídas con el MEN; así como tampoco de las obligaciones y responsabilidades de los empleados que operaron los diferentes eventos”. Inclusive, avisaron que “no se está cumpliendo en algunos casos con obligaciones tributarias, por falta de aplicación de retenciones a algunos servicios prestados, lo que ocasionaría posibles sanciones por parte de la DIAN”.

Se iban debiendo y les daban paz y salvo

Con todo y las advertencias, los inconvenientes con el manejo de las legalizaciones de anticipos continuaron, ampliándose el espectro a los gastos de viaje y viáticos. Así lo corroboraron las mismas auditoras en informe fechado 14 de julio de 2015.

Por ejemplo, los gastos de viajes se debían legalizar dentro de los cinco días hábiles siguientes al retorno del empleado, porque de lo contrario la suma se le descontaba de la nómina.

La auditoría tomó una muestra de seis casos, por valor de 14,9 millones de pesos. El mayor de ellos corresponde a Gabriel Jaime Rico Betancur, quien, como gerente General, el 21 de marzo de 2014 debió legalizar 6 millones 727.500 pesos, de un viaje a Miami para abordar temas de zona franca. Él, Claudia Wilches y Manuel José Salgado, estaban retirados de la entidad desde 2014 y a la fecha de la auditoría -junio de 2015- “todos se encuentran con anticipos por legalizar”, lo cual significa que no les dedujeron por nómina esas deudas y que el área competente de hacerlo no había cumplido su tarea. Para la auditoría, eso podía constituir “un detrimento patrimonial ya que el dinero salió de la Entidad y aún no ha sido justificado”.

Apoyos para estudio, sin cumplir requisitos

Las auditoras revisaron cinco anticipos otorgados en 2014 para estudios de empleados, por valor de 6,7 millones de pesos. Para legalizarlos, era preciso entregar comprobante de pago de la institución educativa, pero los funcionarios no los habían entregado. Otros recibieron el beneficio, sin derecho a ello, pues no tenían más de dos años de vinculación. Tampoco les habían realizado una evaluación de desempeño, en la que debían sacar una calificación entre excelente y buena, porque esta última no se realiza desde hace más de dos años”.

¿Un anticipo para pagar celulares?

Rojas y Monsalve reportaron que al 31 de diciembre de 2014 se tenían 38 millones de pesos pendientes de legalizar a nombre de terceros. Uno era a nombre de Comcel, por 11 millones 526.253 pesos. Se otorgó el 19 de marzo de 2014, “porque en su momento no contaba con una reserva presupuestal para el pago, pero a la fecha encontramos que aún no tiene una reserva para legalizar el pago, entendiéndose que la vigencia fiscal en la que se otorgó el anticipo ya se cerró, y que además el gasto por tal concepto no afectó los estados financieros de la entidad correspondientes al 2014, siendo esta una suma significativa e incumpliendo con ello el principio de causación”.

En los anticipos de 2015 también se encontró otro caso de Comcel. Se hizo con aprobación del gerente Financiero y Administrativo, David Rodríguez, por 18 millones 394.925 pesos con 11 centavos. Al momento de entregar el informe ya se había legalizado, pero no por ello las auditoras dejaron de afirmar que “no hay razón para expedir anticipos para el pago de servicios públicos -celulares- porque existe un rubro presupuestal que cubre este concepto”.

Sin póliza para manejo del efectivo

Entre los anticipos entregados por lo que las auditoras califican como “sumas altamente relevantes”, destacaron el caso de Carlos Alberto Zapata Duque, por 39 millones 720.450 pesos. Lo hicieron en efectivo, para el pago de gastos por diferentes conceptos, como transporte fluvial y terrestre para el desplazamiento a una comunidad indígena.

Sobre el particular, Rojas y Monsalve anotaron: “teniendo en cuenta que es un contratista, se solicitó la póliza que cubriera el cumplimiento y manejo del efectivo por parte de este, pero no fue posible evidenciarse porque dentro del programa de seguros que maneja Plaza Mayor estos no están incluidos, aseguró la encargada del manejo de pólizas de la entidad”. Eso, añaden, representa un altísimo riesgo, máxime si se trata de dineros de otras entidades. “Es deber de Plaza Mayor garantizar que todas las personas que manejen recursos en efectivo, estén amparados con una póliza que cubra el valor de los dineros entregados en anticipo”.

FUENTE EL COLOMBIANO

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